Política de privacidad y seguridad

Nota: Este aviso describe el modo en que la información médica sobre usted puede utilizarse y divulgarse y cómo puede usted obtenerla. Se ruega leerlo atentamente.

Fecha de vigencia: Este aviso entró en vigencia el 1 de Mayo de 2022 y permanecerá-vigente hasta que sea reemplazado por otro aviso.

Este aviso describe cómo se podría usar y divulgar su información médica y cómo puede usted acceder a dicha información. Lea este aviso atentamente.

Cada vez que usted recibe un tratamiento o beneficios de cualquier centro o programa del Departamento Estatal de Servicios de Salud (DSHS), nosotros recibimos, creamos y guardamos información sobre su salud, tratamiento y pago de servicios. Nunca usaremos o divulgaremos su información sin su autorización (permiso) por escrito salvo en los casos que se describen en este aviso.

Cómo podríamos usar y divulgar su información médica

Podríamos usar y divulgar su información médica sin su autorización con fines relacionados con el tratamiento, el pago y las operaciones de la atención médica. Entre otros ejemplos se incluyen:

• Usar o compartir su información médica con otros proveedores de salud que intervengan en su tratamiento o con la farmacia responsable de proporcionarle sus medicamentos con receta.
• Usar o compartir su información médica con su plan médico para obtener el pago correspondiente a los servicios o para determinar si califica para recibir beneficios gubernamentales en el marco de un plan médico.
• Usar o compartir su información médica para llevar a cabo nuestra actividad, evaluar el desempeño de los proveedores, educar a los profesionales de salud o desempeñar nuestras labores administrativas generales.

Podríamos compartir su información médica con nuestros socios comerciales, que necesitan esta información para prestar los servicios en nuestro nombre y se comprometen a proteger la privacidad y seguridad de su información médica siguiendo las normas del Departamento.

Podríamos usar o divulgar su información médica sin su autorización y de conformidad con la ley para incluirla en nuestro directorio de pacientes o para compartirla con los familiares o amigos responsables de su cuidado o con una agencia de asistencia en caso de desastre, con el fin de informar a sus familiares o amigos de su ubicación y estado en una situación de emergencia.

Podríamos usar y divulgar su información médica sin su autorización para ponernos en contacto con usted para las siguientes actividades, de conformidad con la ley y las normas de la agencia: enviarle recordatorios de sus citas; describir o recomendar tratamientos alternativos; informarle acerca de los beneficios y servicios médicos que puedan ser de su interés; recaudar fondos.

Además, podríamos usar y divulgar su información médica sin su autorización para los siguientes fines:

• Para actividades de salud pública tales como informar sobre enfermedades, lesiones, nacimientos o fallecimientos a las autoridades sanitarias públicas aprobadas para recibir este tipo de información, o para informar a la FDA sobre problemas relacionados con dispositivos médicos;
• Para cumplir con las leyes sobre indemnización laboral y programas similares;
• Para alertar a las autoridades competentes sobre víctimas de abuso, maltrato, descuido o violencia doméstica; si la agencia tiene motivos razonables para creer que usted es una víctima de abuso, maltrato, descuido o violencia doméstica, haremos todo lo posible por obtener su permiso, si bien en algunos casos podríamos vernos obligados a informar a las autoridades o recibir autorización para ello;
• Para actividades de vigilancia de la salud como auditorías, investigaciones e inspecciones de los centros del DSHS;
• Para llevar a cabo investigaciones aprobadas por una Junta de Revisión Institucional o junta de privacidad; para prepararse para trabajos de investigación (por ejemplo, redactar una propuesta de investigación); o para la investigación sobre información de personas fallecidas;
• Para crear o compartir información médica que no contenga ningún dato identificativo o solo algunos datos identificativos (conjuntos de datos limitados);
• Para procedimientos judiciales y administrativos como las respuestas a una citación o a otra orden judicial;
• Para colaborar con los agentes de la ley en la identificación o localización de un sospechoso o una persona desaparecida;
• Para colaborar con forenses, examinadores médicos o directores de funerarias en el desempeño de sus obligaciones laborales;
• Para colaborar con las organizaciones que gestionan la donación, la obtención o el trasplante de órganos, ojos o tejidos;
• Para prevenir graves amenazas a la salud o la seguridad públicas;
• Para funciones especializadas del gobierno tales como actividades de militares y veteranos, seguridad nacional e inteligencia, y otras situaciones de detención policial;
• Para divulgaciones accidentales, como cuando se escucha información en una sala de espera a pesar de haberse hecho todo lo posible para proteger su confidencialidad; y
• tal y como requiera o autorice la ley local, estatal o federal.

Las protecciones de privacidad adicionales bajo la ley estatal o federal se aplican a la información sobre el abuso de sustancias, información de salud mental, cierta información relacionada con enfermedades o información genética. No usaremos ni compartiremos este tipo de información a menos que la ley lo autorice de manera expresa. No usaremos ni divulgaremos información genética para aseguradoras.

Siempre le pediremos permiso para usar o compartir su información con fines de marketing, para usar o compartir las notas de sus sesiones de psicoterapia, cuando haya pagos por parte de un tercero, o con cualquier otro fin no descrito en este aviso ni requerido por la ley. Tiene el derecho a cancelar su autorización, salvo en aquellos casos en que ya hayamos actuado con base en ella. Puede cancelar su autorización enviando su petición por escrito al funcionario responsable de la privacidad según se indica a continuación.

Su derecho a la privacidad

Aunque su expediente médico es propiedad del DSHS, usted tiene derecho a:

• Inspeccionar y copiar su información médica, incluidos sus informes de laboratorio, previa petición por escrito y con algunas excepciones. Podríamos cobrarle una tarifa razonable y con base en el costo por proporcionarle estos documentos según lo dispuesto en la ley.
• Recibir comunicaciones confidenciales sobre su información médica (por ejemplo, pedir que nos pongamos en contacto con usted en cierta dirección o número de teléfono). Podríamos pedirle que presente su petición por escrito con una declaración o explicación del motivo de su solicitud.
• Solicitar la enmienda de la información médica sobre usted que consta en nuestros archivos. Todas las solicitudes para enmendar la información médica deben realizarse por escrito e incluir el motivo de la solicitud.
• Solicitar un recuento (una lista) de ciertas divulgaciones de su información médica que podríamos hacer sin su autorización. Tiene derecho a recibir una lista gratis en cualquier periodo de doce meses.
• Solicitar que limitemos la forma en que usemos y divulguemos su información médica para tratamientos, pagos y actividades médicas, o a sus familiares y amigos. No estamos obligados a aceptar su petición, excepto cuando nos pida que no compartamos información con su plan médico sobre los servicios que usted haya pagado íntegramente con su propio dinero.
• Obtener una copia en papel de este aviso previa petición.

Puede presentar por escrito cualquiera de las peticiones señaladas anteriormente al funcionario del DSHS responsable de privacidad o a la oficina de privacidad de su proveedor del DSHS. Puede comunicarse con el DSHS llamando al (512) 776-7111 o al (888) 963-7111, o enviando un correo electrónico a hipaa.privacy@dshs.texas.gov. Para pedir los resultados de las pruebas de laboratorio realizadas por el laboratorio del DSHS, llame al (512) 776-7318 o visite https://www.dshs.texas.gov/lab/patientresults.aspx .

Nuestras obligaciones

Estamos obligados a notificarle nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad en lo que respecta a su información médica. Debemos proteger la privacidad de cualquier información que le identifique a usted y avisarle en caso de que su información médica se use o divulgue de manera que ponga en riesgo la privacidad de dicha información.

Estamos obligados a cumplir los términos de este aviso. Nos reservamos el derecho a cambiar los términos de este aviso y a hacer que el aviso revisado sea válido para toda la información médica que obra en nuestro poder. Publicaremos todos los avisos revisados en nuestro sitio web público en www.dshs.texas.gov y en las salas de espera. Puede solicitar una copia del aviso revisado en su próxima visita.

Quejas

Si considera que sus derechos han sido violados:

• Puede presentar una queja por correo postal a DSHS Privacy Office, Mail Code 4567, P.O. Box 149347 Austin, TX 78714; por teléfono al (512) 776-6502, o por correo electrónico a hippa.privacy@dshs.texas.gov.
• También puede presentar una queja por correo postal a Office for Civil Rights, Region VI, U.S. Department of Health and Human Services, 1301 Young St., Suite 1169, Dallas, Texas 75202; por teléfono al (800) 368-1019, (214) 767-0432 (fax), o al (800) 537-7697 (TDD). También puede visitar https://www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints(en inglés).

Para presentar una queja relacionada con la violación de su derecho a la privacidad por parte de un programa de tratamiento por abuso de alcohol o drogas, comuníquese con la Oficina del Fiscal de los Estados Unidos del distrito judicial en el que ocurrió la violación.

No tomaremos ninguna represalia contra usted por presentar una queja.

Any records of your SUD treatment from a federally assisted program that are held by DSHS are protected by federal law under Code of Federal Regulations, Title 42, Part 2, “Confidentiality of Substance Use Disorder Patient Records.” These protections apply to information that could identify you as having, or having had, a substance use disorder. 

The following rules apply:

• Limitations on use and disclosure: DSHS will not use or disclose your SUD treatment records, or testimony about them, in civil, criminal, administrative, or legislative proceedings against you without your written consent or a court order accompanied by a subpoena or other legal requirement;
• Redisclosure warning: If DSHS discloses your SUD treatment records to an entity not covered by Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), such as a social service agency, that information may be disclosed again by the recipient and may no longer be protected by federal privacy laws; and
• Fundraising Communication: We may use limited information, including information protected under SUD confidentiality laws, to contact you about fundraising activities that support DSHS mission and services. We will only use the minimum information necessary, such as your name, contact information, dates of service, and department of service.

You have the right to request restrictions on how your SUD treatment records are used or disclosed for treatment, payment, or health care operations. You have the right to elect not to receive fundraising communications. You may also file a complaint if you believe your privacy rights have been violated, and DSHS will not retaliate against you for doing so. Complaints about SUD records can be filed with the U.S. Department of Health and Human Services or the Substance Abuse and Mental Health Services Administration. 

Although your health record is the property of DSHS, you have the right to: 

• Inspect and copy your health information, including lab reports, upon written request and subject to some exceptions. We may charge you a reasonable, cost-based fee for providing records as permitted by law;
• Receive confidential communication regarding your health information, such as requesting that we contact you at a certain address or phone number. You may be required to make the request in writing with a statement or explanation for the request;
• Request amendment of your health information in our records. All requests to amend health information must be made in writing and include a reason for the request;
• Request an accounting (a list) of certain disclosures of your health information that we make without your authorization. You have the right to receive one accounting at no cost in any twelve-month period;
• Elect not to receive fundraising communications (refer to Complaints and Option Out of Fundraising on page 5).
• Request that we restrict how we use and disclose your health information for treatment, payment, and health care operations, or to your family and friends. We are not required to agree to your request, except when you request that we not disclose information to your health plan about services for which you paid with your own money in full; and
• Obtain a paper copy of this notice upon request.

You may make any of the above requests in writing to the DSHS Privacy office or your provider’s privacy office. You can reach the DSHS Privacy Office at (512) 776-6502 or by email at hipaa.privacy@dshs.texas.gov. To request results of lab tests performed by the DSHS lab, please call (512) 776-7578 or visit https://www.dshs.texas.gov/laboratory-services/patient-results-request.

We are required to provide you with notice of our legal duties and our privacy practices regarding your health information. We must maintain the privacy of information that identifies you and notify you in the event your health information is used or disclosed in a manner that compromises the privacy of your health information. 

We are required to abide by the terms of this notice. We reserve the right to change the terms of this notice and to make the revised notice effective for all health information that we maintain. We will post revised notices on our public website at www.dshs.texas.gov and in waiting room areas. You may request a copy of the revised notice at the time of your next visit. 

If you feel that your rights have been violated: 

• You may contact the DSHS Privacy Office by mail at Mail Code 4567, P.O. Box 149347, Austin, TX 78714; by telephone at (512) 776-6502; or by email hipaa.privacy@dshs.texas.gov.
• You may also file a complaint by contacting the Office for Civil Rights, Region VI, U.S. Department of Health and Human Services, by mail at 1301 Young St., Suite 1169, Dallas, Texas 75202; by telephone at (800) 368-1019, (214) 767-0432 (fax), or (800) 537-7697 (TDD). You can also visit https://www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint/index.html.

For complaints about a violation of your right to confidentiality by an alcohol or drug abuse treatment program, contact the United States Attorney’s Office for the judicial district in which the violation occurred. The Texas Department of State Health Services will not retaliate against you for filing a complaint.